Под понятием «управление знаниями» можно определить многие процессы в управлении персоналом, мы же, пока, определим тему управления знаниями, как узкую, т.е. как систему хранения, учета и распределения актуальных нормативных документов, касающихся технических, технологических и управленческих процессов на конкретном предприятии и необходимости понимания менеджментом насколько информация, имеющаяся в системе, доступна и используется специалистами и управленцами.
Как ваше предприятие проводит проверку знаний персонала? — простой вопрос от аудитора (лучше, конечно, сначала внутреннего) ставит перед службой персонала крайне сложную, а иногда практически не решаемую задачу, если эту задачу выполнять качественно и реально приносить пользу предприятию, а не «закрывать вопрос» на формальном уровне. Разберем сложности организации и проведения реальной проверки знаний и предложим варианты решений:
| Проблема | Классический способ решения | Сопротивление (причины) |
| Почему проверка знаний работников предприятия является сложной задачей для службы управления персоналом? | ||
| Специалисты службы персонала не являются технологами и (как правило) технологию производства знают поверхностно. | На предприятии приказом формируется комиссия из специалистов подразделений | Составление ежегодного приказа о формировании комиссии по проверке знаний работников, как правило сложностей не вызывает. Необходимо отслеживать актуальность приказа в связи с движением персонала. |
| Значительный объем и глубина специальных знаний, которыми необходимо владеть специалисты/руководителю для участия в комиссии по проверке знаний. | Дифференциация комиссии по областям/направлениям технологических процессов | Увеличение количества специалистов в специализированных комиссиях это нагрузка на организатора проведения оценки различных согласований |
| Много технологических областей/направлений в производственных потоках | Формирование контрольных вопросов применительно к конкретному рабочему месту (производственному процессу) | Специалисты, не готовы и не хотят заниматься подготовкой контрольных вопросов для проверки знаний персонала, тем более с учетом конкретного рабочего места (производственного процесса).
Низкая материальная заинтересованность, формальный подход. |
| Наличие производственных форс-мажоров в момент (в день) проведения заседания комиссии по проверке знаний. Отзыв руководителями подразделений высококвалифицированных специалистов из процесса проведения проверки знаний (в связи с производственной необходимостью) | Перенос заседания комиссии или формальное проведение. | Специалисты, как правило, участвуют в комиссиях по принуждению (по приказу), эта дополнительная работа отрывает их от основных обязанностей, а своя работа простаивает. |
| Сменный график работы сложность согласований по времени с членами комиссий | Выпуск приказа или распоряжения по предприятию | Необходимость выполнения собственных заданий. Формальный подход. |
| Проверка знаний по рабочим профессиям на знание технологии процесса производства | В комиссиях предприятия. | Большой объем работы (время заседаний значительно) |
| Проверка знаний по должностям специалистов и руководителей на знание требований нормативных документов и технологии производства | В специальных комиссиях состоящих из руководителей более высокого ранга | Невозможно провести оценку объективно, присутствует человеческий фактор. |
| Устаревание технологической информации в контрольных вопросах, отмена технологических документов. | Пересмотр блока вопросов один раз в пять лет. | Отслеживание устаревающих документов, большой объем данных к перепроверке. |
| Появление новых технологических документов по которым необходимо проведение проверки знаний | Добавление вопрос в блок при появлении нового нормативного документа | Отслеживание ввода новых документов, большой объем данных к составлению вопросов. |
Если кратко пересказать все, что мы описали в таблице выше, то получим следующую задачу:
Необходимо связать в единую систему, контролируемую службой персонала, множество должностей и профессий, множество нормативных технологических документов и требований, которые описывают технологический процесс и не делят выполняемые работы по должностям и профессиям, имеют «срок годности», обновляются, уточняются и вводятся новые. Создаваемая система должна исключить человеческий фактор, минимизировать отвлечение специалистов и руководителей на проведение проверки знаний и обеспечить поддержание знаний персонала на достаточном и измеримом (в сравнении период к периоду) уровне.
Решение сформулированной задачи возможно при наличии на предприятии:
- Единого реестра технологических документов
- Матрицы знаний технологических и нормативных документов персоналом предприятия.
- Тестовых вопросов на знание конкретного блока нормативного документа.
- Автоматизированной системы проверки знаний.
1. Единый реестр технологических документов
Реестр нормативно-технологических документов для промышленного предприятия представляет собой систематизированный перечень всех документов, регулирующих технологические процессы и стандарты в производственной деятельности. Он включает в себя различные виды документации, такие как нормативные акты, стандарты, инструкции, методики и правила, необходимые для обеспечения безопасности, качества и эффективности производственных процессов. Такой реестр позволяет предприятиям строго следовать установленным нормам, оптимизировать работу и гарантировать соответствие продукции требованиям законодательства и требованиям потребителей. Кроме того, он служит важным инструментом для контроля и аудита, а также для подготовки к проверкам контролирующих органов.
Минимально необходимая информация о включаемых в реестр документов должна содержать:
|
№ п/п |
Вид документа |
Номер документа |
Наименование документа |
Дата введения в действие |
Дата окончания действия |
Примечание (разделы, где применяются нормативно-технические документы) |
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
|
|
|
n |
|
|
|
|
|
|
2. Матрицa знаний технологических и нормативных документов персоналом предприятия.
Матрица знаний персонала промышленного предприятия — это структурированный инструмент, который позволяет систематизировать и анализировать навыки, компетенции и квалификации сотрудников. Она представляет собой таблицу, в которой указаны ключевые навыки работников и соотнесены с требованиями различных должностей и процессов на предприятии.
Создание матрицы знаний необходимо для нескольких целей.
Во-первых, она помогает выявить пробелы в знаниях и навыках сотрудников, что позволяет проводить целенаправленное обучение и повышение квалификации.
Во-вторых, матрица способствует эффективному распределению задач, позволяя руководству находить оптимальных исполнителей для проектов и оперативных задач.
В-третьих, инструмент помогает в планировании кадрового резерва.
Пример матрицы знаний (обобщенный вид)
|
Ф.И.О сотрудника |
Должность |
Документ 1 Вид документа / Наименование документа / Номер документа |
Документ 2 Вид документа / Наименование документа / Номер документа |
Документ … Вид документа / Наименование документа / Номер документа |
Документ N Вид документа / Наименование документа / Номер документа |
|
ФИО 1 |
Должность А |
х |
|
|
х |
|
ФИО 2 |
Должность Б |
|
х |
|
|
|
ФИО … |
Должность В |
|
|
х |
|
|
ФИО n |
Должность Г |
|
х |
|
х |
